Bedrijfsfeest organiseren: de AV-checklist

Een bedrijfsborrel, productlancering of personeelsfeest organiseren gaat verder dan een locatie en catering boeken. De techniek — licht, geluid en beeld — bepaalt vaak of een avond professioneel overkomt of rommelig aanvoelt. Deze checklist helpt je niets te vergeten.

1. Geluid voor speeches én voor de borrel

Een zakelijk evenement heeft vaak twee "standen" nodig: rustige achtergrondmuziek en een heldere microfoon-opstelling tijdens speeches of presentaties, en later op de avond eventueel een volwaardige feestopstelling. Bespreek vooraf hoeveel sprekers er zijn en of er een vaste of draadloze microfoon nodig is.

2. Beeld: schermen voor presentaties én sfeer

Bij congressen en productlanceringen is een goed zichtbaar scherm cruciaal — denk aan een LED-scherm of een grote TV op statief, afgestemd op de zaalgrootte en het aantal gasten. Ook voor sfeer kan beeld ingezet worden: bedrijfslogo's, sfeerbeelden of een live-fotowall tijdens de borrel.

3. Verlichting die past bij het merk

Zakelijke evenementen vragen vaak om verlichting die subtiel is tijdens het formele gedeelte, maar kan omschakelen naar sfeervoller licht zodra het feestelijke gedeelte begint. Bedrijfskleuren doorvoeren in de verlichting is een kleine moeite die het geheel net wat professioneler maakt.

4. Techniek die past bij het schema van de avond

Een bedrijfsevenement heeft vaak een strak programma: ontvangst, speeches, diner, feestelijk gedeelte. Bespreek dit tijdsschema vooraf met je AV-leverancier, zodat de techniek op elk moment klaarstaat — een microfoon die het niet doet tijdens de speech van de directeur is een pijnlijk moment dat je wilt voorkomen.

Bij zakelijke evenementen let men extra op detail: een haperende microfoon of een scherm dat niet werkt valt sneller op dan bij een informeel feest.

5. Wie is er tijdens het evenement aanwezig voor techniek?

Voor kleinere borrels kan apparatuur soms zonder toezicht draaien, maar bij congressen, lanceringen of avondprogramma's met meerdere onderdelen is het verstandig dat er iemand van de AV-leverancier aanwezig blijft. Zo kan bij een technisch probleem direct worden ingegrepen zonder dat het programma vertraging oploopt.

Checklist samengevat

• Microfoon(s) voor speeches — vast of draadloos, hoeveel sprekers?
• Achtergrondmuziek tijdens de borrel, feestopstelling voor later?
• Scherm of LED-wall voor presentaties, logo's of sfeerbeelden?
• Verlichting die aansluit bij het merk en meebeweegt met het programma?
• Is er technische ondersteuning aanwezig tijdens het evenement?
• Klopt de planning van de techniek met het tijdschema van de avond?

Gerelateerd

Lees ook onze gidsen over het juiste geluidsvermogen en sfeervolle verlichting, of bekijk direct onze pagina voor zakelijke evenementen.